Marta tiene una pequeña cadena de ópticas. Su tienda principal, la de más movimiento, atiende unos 200 turnos al día. Hace cinco años compró un dispensador de tickets porque era lo barato. Hoy ha hecho la cuenta completa y le sale una cifra que no esperaba. Marta es un ejemplo; los números, no: salen de precios públicos del mercado español.
Día 1: una compra que parecía barata
El dispensador tipo «caracol» costaba entre 12 € y 28 € (Integraequipamiento). Pero solo no servía: Marta necesitó una peana, una pantalla LED de 228 € a 264 € y un mando de 38 € por mostrador (Consumibles TPV). Total: unos 468 €.
Sus otras dos opciones eran:
Un tótem táctil con impresora: de 1.260 € a más de 4.000 € (Reactiva Publicidad). Con licencia e instalación, unos 3.435 €.
Una cola virtual con QR: sin hardware. Solo un soporte con el código, unos 25 €, más una cuota mensual.
Marta eligió lo que menos dolía ese día.
Mes 3: el papel que nunca se acaba
Los tickets de Marta salen de rollos precortados de 2.000 números, a unos 2,40 € cada uno (Consumibles TPV). Con 200 turnos al día gasta 30 rollos al año. Si hubiera elegido el tótem, serían unas 67 bobinas térmicas de 0,86 € a 1,87 € cada una (La Casa del TPV, Rollos de Papel).
No es una fortuna. Pero es un gasto que nunca se acaba y que crece cada vez que le va mejor. Con una cola virtual, el papel cuesta cero. Y en Qiklet ningún plan limita los turnos: la cuota no sube aunque lleguen más clientes.
Año 2: la impresora falla un lunes a las diez
Las piezas que más sufren son el cabezal térmico y la cuchilla. En un tótem con mucho uso, el cabezal llega al final de su vida en cuatro o cinco años, y solo la pieza cuesta de 65 € a 110 € (MercadoLibre). Si hay que llamar al técnico, la hora va de 60 € a 180 €, más 30 € a 55 € por abrir la incidencia (Tecnicanaria).
Pero lo peor no es la factura. Es el lunes a las diez, con la sala llena y sin poder dar números.
Cada día: los minutos que nadie apunta
Cambiar el rollo. Desatascar el papel. Recoger tickets del suelo. Responder «¿cuántos van delante de mí?». El equipo de Marta nunca lo ha apuntado, pero calculando con prudencia son 10 minutos al día.
En 300 días de apertura son 50 horas. Con un coste laboral medio de 26,18 € por hora en España (INE), suman 1.309 € al año. Es la partida más grande de todas, más que el papel y el mantenimiento juntos.
Con Qiklet, el cliente saca su turno solo y lo sigue en el móvil. El equipo usa tres botones: llamar, atender y terminar. Con esos tres clics, Qiklet mide cuánto espera cada cliente y cuánto dura cada atención, y te enseña tus horas punta. El dispensador de Marta nunca le ha dado un solo dato. Si te preguntas qué se pierde al gestionar la atención a ojo, lo contamos en El punto ciego de tu operativa.
Lo que acaba en la papelera
Muchos clientes de Marta tiran el ticket al contenedor azul, pero el papel térmico no se recicla por los productos químicos que lleva (Cero Residuo). Va al gris. Un centro con 800 turnos diarios tira más de 20 km de tira de papel al año. Lo explicamos a fondo en El coste oculto del ticket de papel.
Año 5: la factura completa
Marta suma todo: compra, papel, mantenimiento y el tiempo de su equipo. Su dispensador de 468 € le ha costado 7.523 €. Con una cola virtual habría pagado 1.765 €. Una diferencia de casi 5.800 €.
Así sale la cuenta a 5 años según el tamaño del negocio (300 días de apertura al año):
50 turnos al día (despacho, consulta, comercio): dispensador 3.987 € · tótem 8.445 € · cola virtual QR 1.765 €
200 turnos al día (óptica como la de Marta, farmacia, policlínica): dispensador 7.523 € · tótem 12.907 € · cola virtual QR 1.765 €
800 turnos al día (hospital, ayuntamiento): dispensador 11.870 € · tótem 23.066 € · cola virtual QR 2.965 €
El cálculo del QR usa la suscripción de Qiklet pagada mes a mes: 29 €/mes (plan Esencial) en los dos primeros casos y 49 €/mes (plan Profesional) en el tercero. El plan depende de los puestos y sedes; los turnos son siempre ilimitados. Con pago anual, que tiene un 20 % de descuento, baja a 1.417 € y 2.377 €. Con muchos puestos o varias sedes, el plan Multisede (149 €/mes) sale por 8.965 € en cinco años: menos que un dispensador o un tótem en un centro de gran afluencia.
Lo que Marta haría hoy
Si volviera al día 1, Marta no miraría el precio de la caja. Miraría cuánto le iba a costar cada año. Y si parte de su clientela no usa smartphone, combinaría: QR para la mayoría y una tablet en el mostrador para quien lo necesite. Nadie se queda fuera y el ahorro se mantiene.
Haz tu propia cuenta
Multiplica tus turnos diarios por 300 y los minutos que tu equipo dedica al dispensador por 26 € la hora. Si el resultado te sorprende como a Marta, prueba Qiklet 30 días gratis, sin tarjeta y sin permanencia. Planes desde 29 € al mes, todos con turnos ilimitados. ¿Quieres ver antes cómo funciona? Te lo contamos en Qué es una cola virtual y cómo funciona paso a paso.
Nota: este estudio se ha elaborado con precios y datos públicos encontrados en la web. Si tienes datos reales de tu negocio, estamos dispuestos a ajustar el artículo: déjanos tu mensaje en la acción de feedback. ¡Gracias!
Fuentes
IBM – How to Talk IT TCOUn dispensador de tickets cuesta menos de 500 €. Por eso parece la opción barata. Pero si sumas el papel, las averías y los minutos que tu equipo dedica a atenderlo, en cinco años puede costarte 4 veces más que una cola virtual con QR. Te lo explicamos con números.